Kandidaten afwijzen in de eerste fase van het sollicitatieproces? Zorg voor een duidelijk en eerlijk proces. Een aantal tips!

Kandidaten afwijzen op een correcte manier in de eerste fase van het sollicitatieproces? In deze blog lees je hoe. Als organisatie ben je continu op zoek naar het beste talent. Nadat je sollicitanten hebt ontvangen is het tijd om een selectie te gaan maken, waarbij je een gedeelte teleur moet stellen. De manier waarop je kandidaten afwijst heeft invloed op het imago van je bedrijf. Een zorgvuldige afwijzing zorgt namelijk voor begrip van de sollicitant, een slordige of het uitblijven van een nette afwijzing voor het tegenovergestelde. Besteed er dus aandacht aan!

Een goede sollicitatieprocedure is een eerlijke selectieprocedure

Zorg voor een eerlijk sollicitatieproces en behandel je sollicitanten serieus. Kandidaten ervaren een sollicitatieprocedure als eerlijk als zij het gevoel hebben dat alle kandidaten op dezelfde manier worden behandeld en dat zij (tijdig) de juiste informatie ontvangen over het verloop van de procedure. Studenten hebben veel contact met elkaar. Een negatieve ervaring van een sollicitant kan er dus toe leiden dat een andere kandidaat niet gaat solliciteren bij jouw bedrijf. Uit onderzoek van Brigitte Geenen, die hierop promoveerde aan de Open Universiteit, blijkt dat bedrijven die sollicitanten een eerlijke en respectvolle selectieprocedure bieden meer talentvolle sollicitanten aantrekken. Bovendien vermindert het de faalangst bij kandidaten.

Op een correcte manier kandidaten afwijzen in de eerste fase van het sollicitatieproces

Op een goede manier kandidaten afwijzen is afhankelijk van de fase in het sollicitatieproces waar de kandidaat in zit. We focussen onszelf in deze blog op de eerste fase, daarmee bedoelen we de selectie die je maakt na het beoordelen van iemands cv en/of motivatiebrief. Wil je een positieve candidate experience verzorgen? Maak bij jouw afwijzing dan gebruik van de volgende tips:

1. Geef altijd een reactie aan elke sollicitant

Een van de grootste ergernissen van kandidaten is geen reactie ontvangen op een sollicitatie. Kandidaten hebben tijd en werk gestoken in de sollicitatie en zitten (soms weken) in spanning te wachten op jouw reactie. Je maakt het wachten meer draaglijk door je sollicitatieproces en bijbehorende reactiedatums voor alle kandidaten inzichtelijk te maken. Vermeld het bijvoorbeeld duidelijk op je website, in de vacaturetekst of in de bevestigingsmail die kandidaten ontvangen. Zo’n bevestigingsmail is de eerste reactie die een kandidaat krijgt en echt van grote toegevoegde waarde voor je proces. Wel zo fijn dat een kandidaat weet dat diens sollicitatie goed is aangekomen toch? Informeer je kandidaten vervolgens ook nog netjes en volgens planning dat deze de eerste fase van het sollicitatieproces niet zijn doorgekomen, dan voorkom je dat ze gefrustreerd in het ongewis zitten.

2. Zorg voor een persoonlijke toon in je reactie

In deze fase van het sollicitatieproces volstaat een e-mail als afwijzing. Natuurlijk kan een telefonische afwijzing ook, maar dat is bij een aanzienlijk aantal sollicitanten én vacatures erg tijdsintensief. Als je veel sollicitaties hebt ontvangen, ben je genoodzaakt om afwijzingen te gaan clusteren en ‘standaard’ mails te gaan sturen. Een standaardmail betekent overigens niet dat de inhoud ook standaard moet voelen. Spreek de kandidaat persoonlijk aan, maak de tekst niet te zakelijk en vermeld duidelijk de afzender van de mail. Dus geen afwijzing namens “bedrijf x”, maar namens een persoon die de kandidaat ook verder te woord kan staan als deze daar behoefte aan heeft.

3. Licht de selectiecriteria aan de geweigerde kandidaat toe

Geef kandidaten in je afwijzing inzicht in de belangrijkste selectiecriteria waarop je geselecteerd hebt. Simpelweg het vermelden van “je voldoet niet aan het profiel” wordt door sollicitanten niet gewaardeerd. Bij voorkeur geef je per kandidaat specifiek aan op basis waarvan deze is afgewezen. Dit betekent natuurlijk wel dat het afwijzen meer tijd kost. Dit kun je oplossen door afwijzingen te clusteren op basis van afwijzingscriterium, zoals opleiding of specifieke ervaring. Zo kun je toch afwijsmails creëren die (grotendeels) op meerdere kandidaten van toepassing zijn.

4. Wees altijd positief tegen afgewezen sollicitanten

Slecht nieuws brengen is nooit leuk. De toon van de mail bepaalt voor een groot gedeelte het gevoel dat de kandidaat overhoudt aan de sollicitatie. Je wilt de sollicitant niet het gevoel geven dat deze een slechte kandidaat is, maar simpelweg dat andere kandidaten op dit moment beter voldoen aan het profiel dat jij zoekt. Zo zorg je ervoor dat de kandidaten die jij afwijst met een goed gevoel verder kunnen zoeken naar een functie hen op het lijf is geschreven.

Maak ambassadeurs van je sollicitanten, óók van diegenen die je afwijst!

Een zorgvuldige afwijzing van een sollicitant draagt bij aan een goede candidate experience van de kandidaat. Doordat kandidaten een positieve ervaring overhouden aan een sollicitatie bij jouw bedrijf is de kans groter dat ze ambassadeurs worden van je bedrijf. Ze vertellen hun goede ervaringen door, wat weer zorgt voor nieuwe sollicitanten. En onthoud: kandidaten zijn ook klanten van de toekomst. Een negatieve sollicitatie-ervaring kan zowel op arbeidsmarkt gebied als op commercieel gebied gevolgen hebben. Wil je echt zorg besteden aan jouw candidate experience? Wij hebben in deze blog een aantal tips op een rijtje gezet om de candidate experience van jullie bedrijf te verbeteren!