Nadat je jouw vacature doeltreffend uit hebt gezet ontvang je sollicitaties. Je gaat aan de slag met de selectie en nodigt op basis van cv en motivatie(brief) een aantal kandidaten uit voor een gesprek. Over het algemeen nodig je meer kandidaten uit dan je plaatsen hebt, zodat je vergelijkingsmateriaal hebt en de meest geschikte sollicitant kunt kiezen voor jouw openstaande vacature. Dit betekent wel dat je na het gesprek mensen af moet gaan wijzen. Door hier zorg aan te besteden houden alle sollicitanten, aangenomen of niet, een positief gevoel over aan je bedrijf. In deze blog delen wij 5 tips om kandidaten op een nette manier af te wijzen na afloop van een sollicitatiegesprek.

Zorg voor een positief gevoel bij afwijzing na een sollicitatiegesprek

Slecht nieuws brengen is nooit leuk, maar wel onderdeel van het recruitmentvak. Het allerbelangrijkste is dat de kandidaat geen nare bijsmaak overhoudt aan de afwijzing. Een negatieve ervaring zorgt er namelijk niet alleen voor dat deze kandidaat in de toekomst niet meer zal solliciteren en wellicht geen producten van jouw bedrijf meer zal aanschaffen, maar hij of zij zal deze ervaring ook delen met vrienden en familie. Dit alles heeft een negatief effect op je employer brand en het imago van je bedrijf. Iets dat je natuurlijk wilt voorkomen. Maar hoe zorg je er dan wel voor dat de kandidaat een positief gevoel overhoudt aan het feit dat hij of zij afgewezen wordt?

1. Geef mondelinge feedback

De kandidaat heeft zorg besteed aan zijn sollicitatie met een keurig verzorgd cv en een professionele motivatie(brief). Vervolgens heeft de sollicitant zichzelf goed voorbereid op het gesprek, is hij of zij langsgekomen bij jullie op kantoor of heeft tijd vrijgemaakt voor een digitaal gesprek. Een flinke inspanning vanuit de kandidaat. Het is dan ook allesbehalve netjes om de sollicitant in dit stadium af te wijzen via mail. Neem daarom telefonisch contact op binnen de beloofde reactietermijn zodat je een persoonlijke toelichting kunt geven en laat blijken dat je de inspanning, die de kandidaat voor jouw vacature heeft geleverd, waardeert.

2. Begin met het slechte nieuws

Draai in het telefoongesprek niet om de boodschap heen. De kandidaat wil graag weten waar hij of zij aan toe is. Dit wil niet zeggen dat je het gesprek moet openen met de woorden “je bent het helaas niet geworden”. Start bijvoorbeeld het gesprek met vertellen dat jullie de afgelopen week een x aantal gesprekken hebben gehouden met kandidaten en dat deze gesprekken geëvalueerd zijn. Op basis daarvan hebben jullie een keuze gemaakt … enzovoorts.

3. Benoem specifiek de sterke en minder sterke punten van de kandidaat

Elke kandidaat heeft sterke en minder sterke eigenschappen en kwalificaties. Een kandidaat stelt het op prijs wanneer je in je feedback ingaat op de punten die goed of minder goed overkwamen. Wees daarbij wel voorzichtig in je bewoording en plaats je ervaring in perspectief van de vacature. Er is geen reden om als een bulldozer over de kandidaat heen te denderen. Geef bijvoorbeeld aan dat een andere kandidaat op een bepaald vlak sterker was en geef vooral aan waardoor dit kwam. Dit is constructief en komt anders over dan dat je simpelweg zegt dat iemand ergens niet goed in is.

4. Geef de kandidaat concrete tips

Een sollicitatiegesprek is een leerproces, zeker voor studenten en starters. Zij hebben zulke gesprekken immers nog niet zo vaak gevoerd. Concrete tips helpen de kandidaat om in het vervolg beter voor de dag te komen. Uit ervaring weten we dat de campus recruitment doelgroep deze vorm van feedback erg op prijs stelt. Kies ook hier je woorden zorgvuldig en geef vertrouwen mee. Je hebt de kandidaat immers maar beperkt gesproken, het wil dus niet zeggen dat hij of zij altijd zo is. Zeg dus niet “je komt onzeker over (punt)”, maar “probeer in een toekomstig gesprek zelfverzekerder over te komen, bijvoorbeeld door…”. Indien van toepassing kun je bijvoorbeeld ook aangeven op welke punten de kandidaat zichzelf beter voor had kunnen bereiden. Beperkt jezelf tot een aantal tips en geef hierop duidelijke toelichting zodat de kandidaat er ook echt iets mee kan. Het feit dat jij de tijd neemt om tips te geven, ook al is de kandidaat het niet geworden, zorgt voor een positiever beeld van je organisatie. Bovendien helpt het de kandidaat om zich te ontwikkelen en in de toekomst een betere indruk achter te laten bij een volgend sollicitatiegesprek.

5. Sluit het telefoongesprek positief af

Probeer het telefoongesprek altijd op een positieve manier af te sluiten. Geef bijvoorbeeld aan dat je het een erg fijn gesprek hebt gevonden, maar dat er sterke concurrentie was. Wanneer er andere carrièremogelijkheden zijn binnen jullie bedrijf waar je de kandidaat interessant voor vindt, dan kun je dit aangeven. Wanneer dit niet het geval is, maar je wel positief bent over de kandidaat, kun je vragen of deze opgenomen wil worden in jullie talentpool. De goedkeuring van de kandidaat is erg belangrijk, gezien volgens de wet bewaren van persoonsgegevens sollicitatiegegevens binnen vier weken na een afwijzing verwijderd moeten zijn. Wanneer de kandidaat toestemming geeft om zijn of haar gegevens te bewaren, mag je deze redelijkerwijs één jaar lang bewaren, daarna moet je weer opnieuw om toestemming vragen.

Sollicitanten worden ambassadeurs

Iedere fase van het sollicitatieproces vraagt om een andere benadering en manier van afwijzen. Heb je moeite met het afwijzen van kandidaten die niet voor een gesprek in aanmerking komen? Lees dan onze tips om kandidaten af te wijzen in de eerste fase van het sollicitatieproces. Een positieve candidate experience is wat jij iedere sollicitant wilt bieden. Wij geven je in deze blog een aantal speerpunten om jouw candidate experience te verbeteren. Slecht nieuws brengen is nooit leuk, doe je dat echter op een positieve manier dan houden sollicitanten een goed gevoel over aan je organisatie. Deze ervaring zullen zij vervolgens delen, zo worden ook kandidaten waarvoor jij geen (directe) werkplek hebt ambassadeurs van je bedrijf!

Hulp nodig bij het vinden van passend talent?

Met een uitgebreide kennismaking, transparantie en persoonlijke communicatie vinden we de beste kandidaten voor onze klanten. Lees hier meer over onze dienstverlening. We helpen ook jullie bedrijf graag aan passend talent voor openstaande vacatures, uiteraard met een optimale candidate experience.